1.ข้อมูลทั่วไปเกี่ยวกับบริษัท
1.1 ประวัติการพัฒนาระบบงาน MIS (Management Information System)
ระบบงาน MIS ของมหาวิทยาลัย ได้พัฒนาและใช้มาแล้วเป็นเวลาประมาณ 15 ปีโดยเดิมพัฒนาบนเครื่อง CDC Cyber 18/20 ซึ่งมี ระบบงานทะเบียนนักศึกษา และระบบงานบุคลากร ภาษาที่ใช้คือภาษา COBOL และ ภาษา RPG ต่อมาประมาณปลาย ปี พ.ศ. 2529 ได้เปลี่ยนมาใช้เครื่อง VAX11/785 ระบบปฏิบัติการ Unix ภาษาที่ใช้คือภาษา COBOL และ ภาษา C และได้ทำการถ่ายโอนโปรแกรมเดิมบน CDC มาใช้บน VAX เฉพาะโปรแกรมที่เขียนด้วย ภาษา COBOL สำหรับโปรแกรมที่เขียนด้วยภาษา RPG ได้ทำการเขียนใหม่ด้วยภาษา COBOL และ ภาษา C เนื่องจากบน Unix ไม่มีภาษา RPG และได้ทำการพัฒนา ระบบงานเพิ่มคือ ระบบงานการเงินในส่วนของงบประมาณ และงานเงินเดือน และระบบงานครุภัณฑ์ และได้ใช้มาจนถึงปลายปี 2539
ต่อมาทางศูนย์คอมพิวเตอร์ได้เล็งเห็นว่า ระบบงาน MIS ที่ใช้อยู่บนเครื่อง VAX 11/785 นั้นได้ใช้งานมานานแล้ว และเกิดปัญหาขึ้นบ่อยครั้ง อันเนื่องมาจากการเสื่อมสภาพของชิ้นส่วนอุปกรณ์ฮาร์ดแวร์ต่าง ๆ ที่ถูกใช้งานมานาน อีกทั้งโปรแกรมต่างๆที่ใช้งานอยู่ค่อนข้างล้าสมัยหากเทียบกับเทคโนโลยีในขณะนั้น จึงได้มีการปรับเปลี่ยนฮาร์ดแวร์มาเป็นเครื่องคอมพิวเตอร์
HP K200 Memory 128 MB Hard disk10GB OS HP-Ux10.01 ใช้ซอฟต์แวร์ ORACLE Version 7 ซึ่งเป็นโปรแกรมระบบจัดการฐานข้อมูลที่มีความสามารถสูงและใช้ได้ดีกับระบบฐานข้อมูลใหญ่ ๆ และได้พัฒนาระบบงาน MIS ขึ้นใหม่จากงานเดิมที่ใช้อยู่เป็นหลัก และได้ทำการเพิ่มเติมในบางส่วนตามความต้องการใหม่ทั้งในส่วนของคณะและหน่วยงานกลาง เพื่อให้การใช้ข้อมูลที่มีอยู่มีประสิทธิภาพ สนองตอบต่อความต้องการทั้งของคณะและหน่วยงานต่างๆของมหาวิทยาลัยทั้งนี้ระบบงานของมหาวิทยาลัยจะแบ่งการทำงานออกเป็น 2 ส่วน คือ
ส่วนที่ 1 ซอฟท์แวร์ MIS มีจำนวน 5 ระบบ คือ
ระบบงาน MIS ของมหาวิทยาลัย มีอยู่ทั้งสิ้น 5 ระบบงาน ได้แก่
1. ระบบงานการเงิน
2. ระบบงานบุคลากร
3. ระบบงานทะเบียนนักศึกษา
4. ระบบงานเงินเดือน
5. ระบบงานครุภัณฑ์
ส่วนที่ 2 อุปกรณ์ (Hardware) ระบบการจัดการฐานข้อมูล (Database Management System)
มีดังนี้
1. เครื่องคอมพิวเตอร์แม่ข่าย จำนวน 2 เครื่อง
2. อุปกรณ์ข้างเคียง (Peripherals)
3. ระบบการจัดการฐานข้อมูล (Database Management System)
1.2 รูปแบบการบริหารจัดการและการบริหารงาน
ระบบงานทั้งหมด จะช่วยสนับสนุนมหาวิทยาลัย ในด้านต่างๆ ดังนี้
1. สนับสนุนการจัดทำแผนบริหารการเงินของมหาวิทยาลัย โดยเน้น การดำเนินงานและใช้ทรัพยากรอย่างมีประสิทธิภาพ ประสิทธิผล และประหยัด
2. สนับสนุนการจัดทำแผนบริหารทรัพย์สินของมหาวิทยาลัย โดยเน้นผลประโยชน์สูงสุดที่จะได้รับจากการใช้ครุภัณฑ์ สิ่งก่อสร้าง และแรงงานบุคลากร
3. สนับสนุนการจัดทำระบบสารสนเทศทางการเงินและระบบสารสนเทศเพื่อการบริหาร ของมหาวิทยาลัย โดยมีความสำคัญต่อการตัดสินใจทางการบริหารอย่างถูกต้อง มีข้อมูลสนับสนุนที่เชื่อถือได้
4. สนับสนุนการสื่อสารภายในมหาวิทยาลัยให้รวดเร็ว ทั่วถึง
5. สนับสนุนการบริหารจัดการแบบกระจายอำนาจ
1.3 โครงสร้างทีมงานพัฒนาระบบ MIS
กองการเจ้าหน้าที่ :
2. ขั้นตอนในการประกอบธุรกิจและดำเนินงานของแต่ส่วนงาน
( ผู้จัดทำขอยกตัวอย่างการดำเนินงานแค่ 2 ระบบ )
2.1 ระบบงานการเงิน
2.1.1 การเงินรับ
- สามารถรับเงินประเภทต่างๆได้โดยแต่ละประเภทแยกจากสมุดรับเงิน
เช่น สมุดรับเงินสด , สมุดรับเช็คโดยไม่รวมถึงเงินรับจากนักศึกษา
- สามารถควบคุมเลขที่การออกใบเสร็จจากในเครื่อง
- ต้องไม่สามารถลบใบเสร็จได้ หากมีการทำรายการ และออกเลขที่แล้ว ทำได้เฉพาะ
การยกเลิก (VOID) เท่านั้น และจะไม่สามารถคืนสถานะของใบเสร็จได้
- ทำรายการสรุปการรับเงินรายวันได้
- สามารถออกรายงานย้อนหลังได้
2.1.2. การเงินจ่าย
- บันทึกใบเบิกเงินต่างๆพร้อมทั้งตรวจสอบยอดเงินและกันเงินจากระบบงบประมาณ
- สามารถพิมพ์เอกสารการเบิกเงินจากระบบ
- บันทึกใบสำคัญต่างๆ เช่น ใบสำคัญทั่วไป, จ่าย เป็นต้น
- สามารถพิมพ์ออกจากระบบได้
- รายงานยอดเจ้าหนี้ที่ค้างชำระ
- ออกรายงานสรุปการเบิกจ่ายเงิน
- รายงานสรุปการเบิกจ่ายเงินแต่ละประเภทของแต่ละบุคคลได้
2.2 ระบบบุคลากร
2.2.1 ระบบงานบุคลากร
- รองรับการจัดเก็บข้อมูลทั้งข้าราชการ พนักงาน และลูกจ้างชั่วคราว โดยกำหนดเป็น
ประเภทของบุคลากรได้เอง เพื่อขยายได้ในอนาคต
- ใช้ฐานข้อมูลบุคลากรเป็นฐานไปยังงานอื่น เช่น งานเงินเดือน
- สามารถจัดทำข้อมูลและรายงาน
- สามารถจัดทำข้อมูลการรับสมัครบุคลากร
- สามารถบันทึกประวัติของบุคลากรเช่น ที่อยู่ ประวัติการศึกษา
2.3 ระบบงานทะเบียนนักศึกษา
- จัดเก็บระเบียนนักศึกษา ทั้งที่เป็นนักศึกษาปัจจุบัน และนักศึกษาที่สำเร็จการศึกษาแล้ว
ทุกหลักสูตร
- นักศึกษาที่สำเร็จการศึกษาแล้ว ต้องมีระบบควบคุมไม่ให้สามารถปรับปรุงแก้ไขข้อมูล
ได้ ยกเว้นในกรณีที่ได้รับความเห็นชอบให้แก้ไข
- เก็บข้อมูลภาพนักศึกษาไว้ในระบบ และสามารถนำมาออกรายงานสำคัญๆ
เช่น รายชื่อนักศึกษา รายชื่อนักศึกษาตามอาจารย์ที่ปรึกษา
- มีระบบพิมพ์บัตรประจำตัวนักศึกษา ทั้งบัตรประจำตัวถาวรและบัตรสำรอง ออกจาก
ระบบได้
- สามารถสืบค้นข้อมูลทั้งนักศึกษาปัจจุบัน และนักศึกษาที่สำเร็จการศึกษาแล้ว โดยค้น
จากชื่อ นามสกุล รหัสประจำตัว หลักสูตรที่สังกัด
- เก็บสถานะการเรียนของนักศึกษา ทุกภาคการศึกษา แม้ว่าจะลาพัก ลาออก หรือพ้น
สภาพการเป็นนักศึกษาก็ตาม
2.4 ระบบงานเงินเดือน
ถูกพัฒนาขึ้นเพื่อทำหน้าที่ควบคุมการจ่ายเงินเดือน รวมทั้งคำนวณภาษีหัก ณ ที่จ่ายของพนักงานแต่ละคน ปัจจุบันระบบจ่ายเงินเดือนจะมีความสำคัญมากกับธุรกิจขนาดใหญ่ที่มีบุคลากรมากและการดำเนินงานซับซ้อน เช่น มีการจัดระดับเงินเดือนหลายระบบ และมีการจ่ายเงินเดือนในช่วงเวลาที่แตกต่างกัน เป็นต้น โดยระบบจ่ายเงินเดือนช่วยให้การดำเนินงานทางบัญชีและการเงินของธุรกิจสะดวก ปลอดภัย และประหยัด ไม่ต้องใช้กำลังคนมาก และมีความรับผิดพลาดน้อยกว่าการใช้บุคคลเป็นผู้ดำเนินงานเพียงอย่างเดียว
3. การเลือกใช้เทคโนโลยีสารสนเทศมาใช้ในการดำเนินการ
3.1 ระบบงานทะเบียน
เป็นระบบงานที่ใช้สำหรับทำการบันทึกและจัดเก็บข้อมูลของนักเรียน ทั้งข้อมูลส่วนตัวและข้อมูลทางด้านการศึกษา มีความ สามารถ ในการพิมพ์รายงานต่างๆ เช่น พิมพ์ Certificate/Transcript (English), พิมพ์รายชื่อนักเรียน, พิมพ์รายชื่อผู้จบการศึกษา, พิมพ์รายงานคุณลักษณะพิเศษเป็นระบบงานหลักในระบบข้อมูลและสารสนเทศโรงเรียน เริ่มตั้งแต่การรับสมัครนักเรียน, บันทึกข้อมูลนักเรียนเข้าสู่ฐานข้อมูล ข้อมูลที่จัดเก็บในฐานข้อมูลหลักนี้ สามารถนำไปเชื่อมโยงกับระบบอื่นด้วย เช่น ระบบรถรับ-ส่งนักเรียน, ระบบห้องสมุด โดยไม่ต้องบันทึกข้อมูลนักเรียนซ้ำอีกครั้งทะเบียนนักเรียน เป็นเอกสารที่นับว่ามีความสำคัญที่สุดที่โรงเรียนต้องเก็บรักษาไว้อย่างปลอดภัยดังนั้นข้อมูลในเอกสารดังกล่าวจึงมีความสำคัญยิ่งที่จะต้องลงรายการให้ถูกต้องและเป็นปัจจุบัน จุดนี้คือเหตุผลสำคัญที่ทางมหาวิทยาลัย นำเอาระบบงานทะเบียนมาใช้ เพื่อให้นักศึกษาได้มีความสะดวก และรวดเร็วในการใช้งาน
2. ขั้นตอนในการประกอบธุรกิจและดำเนินงานของแต่ส่วนงาน
( ผู้จัดทำขอยกตัวอย่างการดำเนินงานแค่ 2 ระบบ )
2.1 ระบบงานการเงิน
2.1.1 การเงินรับ
- สามารถรับเงินประเภทต่างๆได้โดยแต่ละประเภทแยกจากสมุดรับเงิน
เช่น สมุดรับเงินสด , สมุดรับเช็คโดยไม่รวมถึงเงินรับจากนักศึกษา
- สามารถควบคุมเลขที่การออกใบเสร็จจากในเครื่อง
- ต้องไม่สามารถลบใบเสร็จได้ หากมีการทำรายการ และออกเลขที่แล้ว ทำได้เฉพาะ
การยกเลิก (VOID) เท่านั้น และจะไม่สามารถคืนสถานะของใบเสร็จได้
- ทำรายการสรุปการรับเงินรายวันได้
- สามารถออกรายงานย้อนหลังได้
2.1.2. การเงินจ่าย
- บันทึกใบเบิกเงินต่างๆพร้อมทั้งตรวจสอบยอดเงินและกันเงินจากระบบงบประมาณ
- สามารถพิมพ์เอกสารการเบิกเงินจากระบบ
- บันทึกใบสำคัญต่างๆ เช่น ใบสำคัญทั่วไป, จ่าย เป็นต้น
- สามารถพิมพ์ออกจากระบบได้
- รายงานยอดเจ้าหนี้ที่ค้างชำระ
- ออกรายงานสรุปการเบิกจ่ายเงิน
- รายงานสรุปการเบิกจ่ายเงินแต่ละประเภทของแต่ละบุคคลได้
2.2 ระบบบุคลากร
2.2.1 ระบบงานบุคลากร
- รองรับการจัดเก็บข้อมูลทั้งข้าราชการ พนักงาน และลูกจ้างชั่วคราว โดยกำหนดเป็น
ประเภทของบุคลากรได้เอง เพื่อขยายได้ในอนาคต
- ใช้ฐานข้อมูลบุคลากรเป็นฐานไปยังงานอื่น เช่น งานเงินเดือน
- สามารถจัดทำข้อมูลและรายงาน
- สามารถจัดทำข้อมูลการรับสมัครบุคลากร
- สามารถบันทึกประวัติของบุคลากรเช่น ที่อยู่ ประวัติการศึกษา
2.3 ระบบงานทะเบียนนักศึกษา
- จัดเก็บระเบียนนักศึกษา ทั้งที่เป็นนักศึกษาปัจจุบัน และนักศึกษาที่สำเร็จการศึกษาแล้ว
ทุกหลักสูตร
- นักศึกษาที่สำเร็จการศึกษาแล้ว ต้องมีระบบควบคุมไม่ให้สามารถปรับปรุงแก้ไขข้อมูล
ได้ ยกเว้นในกรณีที่ได้รับความเห็นชอบให้แก้ไข
- เก็บข้อมูลภาพนักศึกษาไว้ในระบบ และสามารถนำมาออกรายงานสำคัญๆ
เช่น รายชื่อนักศึกษา รายชื่อนักศึกษาตามอาจารย์ที่ปรึกษา
- มีระบบพิมพ์บัตรประจำตัวนักศึกษา ทั้งบัตรประจำตัวถาวรและบัตรสำรอง ออกจาก
ระบบได้
- สามารถสืบค้นข้อมูลทั้งนักศึกษาปัจจุบัน และนักศึกษาที่สำเร็จการศึกษาแล้ว โดยค้น
จากชื่อ นามสกุล รหัสประจำตัว หลักสูตรที่สังกัด
- เก็บสถานะการเรียนของนักศึกษา ทุกภาคการศึกษา แม้ว่าจะลาพัก ลาออก หรือพ้น
สภาพการเป็นนักศึกษาก็ตาม
2.4 ระบบงานเงินเดือน
ถูกพัฒนาขึ้นเพื่อทำหน้าที่ควบคุมการจ่ายเงินเดือน รวมทั้งคำนวณภาษีหัก ณ ที่จ่ายของพนักงานแต่ละคน ปัจจุบันระบบจ่ายเงินเดือนจะมีความสำคัญมากกับธุรกิจขนาดใหญ่ที่มีบุคลากรมากและการดำเนินงานซับซ้อน เช่น มีการจัดระดับเงินเดือนหลายระบบ และมีการจ่ายเงินเดือนในช่วงเวลาที่แตกต่างกัน เป็นต้น โดยระบบจ่ายเงินเดือนช่วยให้การดำเนินงานทางบัญชีและการเงินของธุรกิจสะดวก ปลอดภัย และประหยัด ไม่ต้องใช้กำลังคนมาก และมีความรับผิดพลาดน้อยกว่าการใช้บุคคลเป็นผู้ดำเนินงานเพียงอย่างเดียว
3. การเลือกใช้เทคโนโลยีสารสนเทศมาใช้ในการดำเนินการ
3.1 ระบบงานทะเบียน
เป็นระบบงานที่ใช้สำหรับทำการบันทึกและจัดเก็บข้อมูลของนักเรียน ทั้งข้อมูลส่วนตัวและข้อมูลทางด้านการศึกษา มีความ สามารถ ในการพิมพ์รายงานต่างๆ เช่น พิมพ์ Certificate/Transcript (English), พิมพ์รายชื่อนักเรียน, พิมพ์รายชื่อผู้จบการศึกษา, พิมพ์รายงานคุณลักษณะพิเศษเป็นระบบงานหลักในระบบข้อมูลและสารสนเทศโรงเรียน เริ่มตั้งแต่การรับสมัครนักเรียน, บันทึกข้อมูลนักเรียนเข้าสู่ฐานข้อมูล ข้อมูลที่จัดเก็บในฐานข้อมูลหลักนี้ สามารถนำไปเชื่อมโยงกับระบบอื่นด้วย เช่น ระบบรถรับ-ส่งนักเรียน, ระบบห้องสมุด โดยไม่ต้องบันทึกข้อมูลนักเรียนซ้ำอีกครั้งทะเบียนนักเรียน เป็นเอกสารที่นับว่ามีความสำคัญที่สุดที่โรงเรียนต้องเก็บรักษาไว้อย่างปลอดภัยดังนั้นข้อมูลในเอกสารดังกล่าวจึงมีความสำคัญยิ่งที่จะต้องลงรายการให้ถูกต้องและเป็นปัจจุบัน จุดนี้คือเหตุผลสำคัญที่ทางมหาวิทยาลัย นำเอาระบบงานทะเบียนมาใช้ เพื่อให้นักศึกษาได้มีความสะดวก และรวดเร็วในการใช้งาน
ER-Model
ระบบ Student registration
| Column Name | Data Type | Length | Allow Nulls | Unique | Priary Key |
| Student ID | Numeric | 12 | No | No | Yes |
| Name | Char | 50 | No | Yes | No |
| Results | Char | 4 | No | Yes | No |
| Department | Char | 60 | No | Yes | No |
| Grade | Char | 3 | No | Yes | No |
| History register | Char | 10 | No | Yes | No |
| Status of students | Char | 5 | No | Yes | No |
| Profile | Char | 100 | No | Yes | No |
ระบบ Teacher
| Column Name | Data Type | Length | Allow Nulls | Unique | Priary Key |
| Teacher code | Numeric | 10 | No | No | Yes |
| Name | Char | 50 | No | Yes | No |
| Courses Taught | Char | 20 | No | Yes | No |
| Salary | Char | 20 | No | Yes | No |
| Education | Char | 50 | No | Yes | No |
หน้าต่างโปรแกรม
3.2 ระบบงานครุภัณฑ์
เหตุผลในการเลือกระบบงานครุภัณฑ์
ในอดีตระบบการจัดการข้อมูลครุภัณฑ์ของมหาวิทยาลัยจะเป็นการจัดเก็บข้อมูลในรูปแบบของเอกสารจึงทำให้เกิดปัญหาขึ้นมากมาย ทั้งทางด้านการจัดเก็บเอกสารต่างๆ การค้นหาเอกสารต่างๆ ทางมหาวิทยาลัยจึงเกิดแนวคิดที่จะนำระบบงานครุภัณฑ์เข้ามาใช้ เพื่อที่จะปรับปรุงระบบงานทางด้านครุภัณฑ์แบบเก่า และระบบก็สามารถทำงานได้ดีกับระบบครุภัณฑ์ของมหาวิทยาลัยด้วย
หน้าที่การทำงานของ TPS
- การติดตามการใช้วัสดุภายในหน่วยงาน (Inventory Management)
- การติดตามระดับปริมาณของวัสดุคงเหลือ
- การสั่งซื้อวัสดุที่จำเป็น
- ออกรายงานเกี่ยวกับครุภัณฑ์ต่าง ๆ ได้
Dataflow Diagram
ER-Model
ระบบ Work and equipment
| Column Name | Data Type | Length | Allow Nulls | Unique | Priary Key |
| ID code | Numeric | 12 | No | No | Yes |
| Report order | Char | 50 | No | Yes | No |
| Report withdrawn | Char | 50 | No | Yes | No |
| repair materials | Char | 60 | No | Yes | No |
| Balance | Char | 50 | No | Yes | No |
ระบบ Department
| Column Name | Data Type | Length | Allow Nulls | Unique | Priary Key |
| ID | Numeric | 12 | No | No | Yes |
| Teacher | Char | 50 | No | Yes | No |
| Student | Char | 50 | No | Yes | No |
| Employee | Char | 60 | No | Yes | No |
หน้าต่างโปรแกรม
